Planificar la semana, realizar una tarea por vez y usar las herramientas tecnológicas, algunas claves para organizarse.
La falta de planificación, una comunicación ineficaz o el mal uso de herramientas que muchas veces están al alcance de la mano suelen ser las principales causas de una mala gestión del tiempo. La consecuencia: no alcanzar los objetivos planteados simplemente por la dificultad para organizarse.
Gestionar el tiempo de manera inteligente para ser más productivo no es una cuestión sencilla, pero tampoco imposible.
Lo más importante, la clave, es plantearse algunas estrategias que permitan mejores resultados, es decir, llegar a los objetivos planteados de manera más rápida y sin estrés. Pero, ¿cómo gestionar el tiempo y maximizar tu productividad en el día a día?
Cómo gestionar el tiempo y maximizar tu productividad en el día a día
Gestionar el tiempo y maximizar tu productividad. El desafío es tanto a nivel personal como empresarial.
“La gestión del tiempo y la productividad personal y profesional es un desafío cada vez mayor tanto a nivel personal como empresarial”, asegura Daniel Colombo, facilitador y máster coach ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos.
El especialista recomienda seis consejos para comenzar a tener una vida más equilibrada y completa con solo organizar eficazmente el tiempo:
1) Encontrar un sistema de organización propio. Aunque en la actualidad la tecnología ofrece múltiples herramientas para organizar el día a día laboral, muchas personas siguen eligiendo la agenda tradicional para calendarizar sus tareas y reuniones. La recomendación es que sigas tu propio método de organización sin dejarte influenciar por las modas. Todo “entra por la vista”, y el uso de colores, distintas tipografías y negrita te ayudará a darle prioridad a las tareas más importantes.
2) Tener una agenda propia. Manejar una agenda propia de reuniones, sin compartir calendarios con otras personas, evitará que se superpongan tus actividades. El control de tus compromisos debe estar exclusivamente en tus manos. Un consejo: es importante que te tomes entre 20 y 30 minutos entre reuniones para desconectar.
3) Revisar el listado de tareas cada día. Trata de no posponer compromisos. Revisar la lista de tareas es la mejor manera de no pasarte el día a las corridas y, fundamental, darle prioridad a los temas más relevantes. Además, una vez cumplida la tarea, marcarla o tacharla de tu listado para darle un cierre final. Este proceso es una recompensa para el cerebro ya que el mensaje que le envías es: “Esto está finalizado, ¡buen trabajo!”
Gestionar el tiempo y maximizar tu productividad. Planificar la semana y encontrar un sistema de organización propio.
4) Mantener al día los e-mails. Aunque entren cientos de correos a tu casilla, es muy importante mantener una rutina de lectura diaria de los mismos. Los filtros, los recordatorios y las etiquetas son vitales para ayudar a dar prioridad a los temas más relevantes. Agendar un horario específico del día para revisar y responder los mails permite procesar mejor la información y dar una respuesta más efectiva.
5) Cuidado con el multitasking. Realizar muchas actividades al mismo tiempo no suele mejora la productividad sino que, muchas veces, atenta contra la calidad de los trabajos. Lo mejor es realizar de a una tarea a la vez.
6) Planificar la semana. Dedicar media hora antes de comenzar las tareas semanales a una planificación también te ayudará a organiza tu mente para tener presentes los compromisos asumidos y las cuestiones más relevantes o urgentes. Algunos secretos: no sobrecargar la agenda y destinar espacios libres para actividades personales como gym, algún hobby o una cena con amigos o familia.
